482.27 Lener Adres Printer Instellingen[//]

Zie de optie Lener Adres SSP Printer instellingen voor algemene informatie over het instellen van deze parameter.

“Lener Adres Printer Instellingen” wordt gebruikt voor alle overige typen berichten. Bij deze instellingen kunnen maar drie regels worden gedefinieerd. De eerste regel is straat, de tweede regel is plaats en de derde regel is postcode.

·                Bijv.:

-            <Straat>

-            <Plaats/stad>

-            <Postcode>

·                Op elke regel kan meer dan één element gedefinieerd worden. Bijv.:

-            <Regel 1> <Regel 2>

-            <Plaats/stad >, <District>

-            <Postcode>

482.28 Lener Adres Prioriteit Instellingen[//]

De Lener Adres Printer Instellingen worden gebruikt om te bepalen welk adres gebruikt moet worden bij de diverse systeemtaken. Er zijn 13 systeemtaken: Rappels 1 t/m 4, Reserveringen, Acceptgiro’s, enz. Op systeemniveau kiest de bibliotheek voor elk van de 13 taken welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie en of het garanthoudersadres (indien gevonden) gebruikt moet worden. De prioriteitsinstellingen voor het adres worden ook gedefinieerd op het niveau van de lenerscategorie. Voor elke lenerscategorie kan de bibliotheek bepalen voor elk van de 13 systeemtaken welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie.

Selecteren van ‘Systeem Niveau Setup’ resulteert in onderstaand scherm:

Voor elke taak kan de bibliotheek selecteren welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie. Wanneer gebruik wordt gemaakt van garanthouders kan de bibliotheek besluiten het adres van de garanthouder te gebruiken i.p.v. het lenersadres voor bepaalde taken. De bibliotheek kan er bijvoorbeeld voor kiezen het derde rappel te sturen naar het adres van de garanthouder.

Dit kan ingesteld worden voor: Rappel 1-4, Reserveringen, Acceptgiro’s plus herinneringen, Automatische & manuele terugvorderingen, Acceptgiro’s bij rekeningen, Automatische incasso, Rekening, Incassobureau.

Wanneer instellingen worden bepaald voor een specifieke Lenerscategorie hebben deze voorrang boven de algemene instellingen.

Logica bepaalt welk adres gebruikt moet worden:

Het systeem controleert de adresinstellingen op systeemniveau om te bepalen welk adres op systeem niveau moet worden gebruikt voor de specifieke taak.

De systeeminstellingen worden gecontroleerd om te kijken of deze taak gebruik maakt van de garanthouder. Als dat het geval is en de lener een garanthouder heeft zal het systeem overschakelen naar het lenersrecord van de garanthouder. Als de lener geen garanthouder heeft zal het systeem bij het lenersrecord blijven.

Het systeem controleert of er adresinstellingen zijn op het niveau van de lenerscategorie. Als dit het geval is, zal het systeem deze instellingen gebruiken om te bepalen welk adres voor deze taak gebruikt moet worden.

Wanneer bij dit adres het “Gebruik vanaf” of “Gebruik tot” veld is ingevuld, zal gecontroleerd worden of het geselecteerde adres in het betreffende datumbereik valt. Tevens wordt gecontroleerd of het “Gebruik adres voor” veld een adres bevat dat gebruikt mag worden voor deze taak (indien nul, mag het adres overal voor gebruikt worden). Als dit adres geldig is zal het systeem, uitgaande van dit adres, kijken of er nog een adres is dat beter aan de criteria voldoet (is “Gebruik vanaf” veld na vorige adressen maar voor vandaag). Indien er geen adres beter voldoet, wordt het huidige adres gebruikt. Als dit adres ongeldig is, zal het systeem beginnen bij het eerste adres in het lenersrecord om het adres te vinden dat het beste voldoet. Als er geen adres voldoet zal het systeem het eerste in gebruik zijnde adres nemen.

482.29 Lener Adres 1 Regel Display Instellingen[//]

Hier worden in de linkerkolom alle velden getoond van de adresgroepen die in gebruik zijn.

Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:

·                De velden die onderdeel moeten uitmaken van het 1-regelige adres kunnen naar rechts verplaatst worden. De volgorde van de velden kan worden aangepast door een veld te selecteren en op de pijl omhoog of de pijl omlaag te klikken.

482.30 Meeleespasjes per lener[//]

In AFO 431, Lenersadministratie heeft u de mogelijkheid om extra passen te koppelen aan een lenersrecord. Met deze optie kunt u aangeven hoeveel extra passen er maximaal aan een lenerspas gekoppeld kunnen worden.

Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:

·                Voer per lenerscategorie een maximum in.

·                Wanneer er meer dan 15 lenerscategorieën zijn, is er een button Volgende om naar het volgende scherm te gaan.

·                Met de button Ga naar kunt u direct naar een bepaalde lenerscategorie gaan.

Let op

Als er niets is ingevuld dan zijn extra passen niet toegestaan. In dat geval is de betreffende button in AFO 431 niet actief.

482.31 Categorie Validatie (leeftijd gebonden)[//]

Deze parameters vormen onderdeel van het verband tussen leeftijd en lenerscategorie bij het inschrijven van nieuwe leners. Wanneer een lenerscategorie wordt ingevoerd in AFO 431 (Lenersadministratie) voert het systeem een additionele “leeftijdscontrole” uit. Dit wordt als volgt gedaan:

·                Bereken de leeftijd van de lener;

·                Vergelijk de leeftijd van de lener met een lijst van lenerscategorieën die geldig zijn voor die leeftijd.

Wanneer de lenerscategorie volgens deze controle niet geldig is, verschijnt er een nieuwe foutboodschap (“Lenerscategorie niet geldig voor leeftijd van lener”).

 Deze controle wordt ook uitgevoerd wanneer een lenerscategorie wordt gewijzigd.

Dus wanneer de dropdown lijst van geldige lenerscategorieën wordt opgeroepen in de lenersadministratie, toont het systeem alleen de geldige categorieën gebaseerd op de leeftijd van de lener.

Deze functie kan ook worden gebruikt om lenerscategorieën buiten gebruik te stellen voor elke leeftijd (bijv. omdat ze vervallen zijn en iet meer mogen worden toegekend aan enige lenerscategorie).

Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.

·                Voer een leeftijd en verplaats de geldige lenerscategorie naar rechts.

Als de tabel geen waarden bevat, zal er geen leeftijdscontrole uitgevoerd worden.

Leeftijden die in geen enkele van de gedefinieerde leeftijdsgroepen vallen kennen geen beperkingen in lenerscategorie (d.w.z. alle categorieën zijn geldig).

De volgende waarden zijn geldig voor het tekstveld:

Let op

Merk op dat wanneer het systeem zo is opgezet dat een leeftijd in meerdere leeftijdsgroepen kan vallen, zal de interne global het resultaat bevatten van een OF operatie. Voorbeeld:

·                De leeftijdscategorieën

-            0-4 – categorie A,B,C

-            0-6 – categorie C,D,E,F

·                komen met de volgende leeftijden overeen:

-            0 – A,B,C,D,E,F

-            1 – A,B,C,D,E,F

-            2 – A,B,C,D,E,F

-            3 – A,B,C,D,E,F

-            4 – A,B,C,D,E,F

-            5 – C,D,E,F

-            6 – C,D,E,F

Als er reeds bedragen zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm:

Opties van het scherm

Nieuwe code: Kies deze optie om een nieuwe code te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm. Dit scherm is hierboven beschreven.

Verbeteren code(+): Selecteer een code en kies deze optie om de verwoording te wijzigen.

Schrap code(+): Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen.

Let op

Deze parameter heeft geen relatieheeft met andere categorie-gerelateerde parameters.

482.32 Pincode automatisch genereren[//]

Wanneer het systeem is ingericht om pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum, kan deze optie gebuikt worden om automatisch pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum voor leners die nog geen pincode hebben bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze parameters zijn ingesteld op het niveau van de meta-instelling.

Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:

Pincode automatisch genereren op basis van geboortedatum: vink deze optie aan wanneer u wilt dat er automatisch een pincode wordt gegenereerd bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze optie dient alleen aangevinkt te worden wanner het systeem pincodes te genereert o.b.v. geboortedatum.

De default pincode bij het ontbreken van een geboortedatum: vul hier een geldige datum in of 99/99/9999.

Als deze optie is aangevinkt en de pincode is gebaseerd op geboortedatum en de lener heeft nog geen pincode, zal het systeem automatisch een pincode genereren ( met gebruikmaking van de geboortedatum van de lener of de ingestelde default) bij het verlaten van het lenersrecord.

Pincodes kunnen ook automatisch gegenereerd worden voor lenersrecords ingevoerd via de WebOPAC.

482.33 Weergave regiocode[//]

Wanneer u in AFO 481 bij In te voeren gegevens en Te verbeteren gegevens heeft gekozen heeft om de regiocode weer te geven zal er bij invoeren van een nieuwe lener in AFO 431 een dropdown lijst worden aangeboden hiervoor. Met deze optie kunt u `definiëren hoe de regiocode moet worden weergegeven in die dropdown lijst.

Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:

Velden van het scherm

Regioweergave bevat: kies een weergave uit de dropdown lijst. Er zijn vier mogelijkheden:

0 – code gevolgd door verwoording
1 – verwoording gevolgd door code
2 - alleen code
3 – alleen verwoording

Interpunctie tussen code en verwoording: Als u optie 0 of 1 kiest in het eerste veld, kunt uu in dit veld aangeven wat de interpunctie tussen code en verwoording moet zijn.

482.34 Incassobureau codes[//]

Deze parameters worden opgeslagen op niveau van MetaInstelling Uitlening.

Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een overzichtsscherm met reeds gedefinieerde codes voor uw MetaInstelling Uitlening:

Opties op het scherm

Invoeren: kies deze optie om een nieuwe code te maken. Zie paragraaf 482.34.1.

Kies code: selecteer een code en dan deze optie om de gegevens te wijzigen. Zie paragraaf 482.34.1.

Schrappen: selecteer een code en dan deze optie om de code te verwijderen.

482.34.1 Toevoegen/wijzigen codes[//]

Na het kiezen van de optie Invoeren of Kies code verschijnt een invulscherm:

Velden op het scherm

Incasso code: een unieke code voor dit incassobureau. Bij het wijzigen van een bestaande code is dit veld afgeschermd (d.w.z. dat u de code zelf niet meer kunt wijzigen als deze eenmaal is gedefinieerd).

Omschrijving: een korte omschrijving van dit incassobureau.

Te koppelen locaties: combo box met lijst van instelling/locatie combinaties (inclusief instelling/* om alle locaties van een bepaalde instelling te selecteren). Wanneer een instelling/locatie combinatie al gekoppeld is aan een andere incassobureau code, zal deze niet in de lijst voorkomen. Selecteer een locatie en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.

Uitgezonderde kostenposten: combo box met lijst van kostenposten die niet geïncasseerd worden door het incassobureau. Selecteer een kostenpost en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.

Bedrag drempel: Wanneer het totaal van de in aanmerking komende bedragen (zie Verouderingstermijn en Vrijstellingsperiode parameters hieronder) gelijk aan of groter is dan dit bedrag, worden de facturen en schulden van deze lener naar het Incassobureau gestuurd. Het bedrag wordt berekend door optellen van kostenposten die niet in de uitzonderingslijst staan.

Incassokosten: Wanneer ze doorgestuurd worden naar het incassobureau worden er extra kosten (i.v.m. incasso) toegevoegd aan de bestaande rekeningen.

Verouderingstermijn (in dagen): (bijv. 6 jaar = 2189). Facturen, boetes en andere openstaande posten ouder dan dit criterium worden genegeerd.

Vrijstellingsperiode (in dagen): (negeer huidige facturen binnen X dagen). Facturen, boetes en andere openstaande posten recenter dan dit criterium worden genegeerd.

Uitgezonderde lenerscategorieën: lijst van lenerscategorieën die niet naar het incassobureau gestuurd worden (bijv. Personeel). Selecteer een lenerscategorie en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.

Email adres: voer het email adres van het Incassobureau in waarnaar rapporten gezonden moeten worden.